कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) को आवश्यकता र महत्व

सूचना व्यवस्थापन प्रणाली ( Management Information System ) परिभाषा दिदै यसका महत्वको बारेमा उल्लेख गर्नुहोस् ।

उत्तरः सूचना व्यवस्थापन प्रणाली :

  • संगठनको योजना तर्जुमा, निर्णय, समन्वय, अनुगमन, सुपरीवेक्षण, नियन्त्रण, मूल्याङ्कन, समस्या समाधान जस्ता व्यवस्थापकिय क्रियाकलापहरुलाई सहज र प्रभावकारी बनाउन सूचना तथ्याङको उद्देश्यपूर्ण संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोगको सम्मको कार्यलाई सूचना व्यवस्थापन प्रणाली भनिन्छ ।
  •  संगठनका विभिन्न कार्यका लागि आवश्यक तथ्यपरक, विश्वसनीय एवं प्रशोधित सूचना तथा तथ्यांकड समयमा नै सहज ढंगले उपलब्ध गराउने व्यवस्थित संयन्त्र लाई नै सूचना व्यवस्थापन प्रणाली भनिन्छ । संगठनका हरेक क्रियाकलाप निर्णयमा आधारित हुने र निर्णयका हरेक प्रक्रिया सूचनामा आधारित हुने हुँदा सूचना व्यवस्थापनलाई संगठनको मेरुदण्ड मानिन्छ ।
  • व्यवस्थापनलाई कार्य सम्पादनका क्रममा आवश्यक पर्ने सूचना सहजरुपमा उपलब्ध गराउने पद्धतिलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ । यो तथ्याङ्क संकलन, प्रशोधन, भण्डारण र तथ्याङ्कलाई उपयोगि सूचनामा रुपान्तरण र प्रयोगको कार्य हो ।
  • संगठनका कार्य प्रणालीलाई दक्ष, मितव्ययी, तथा प्रभावकारी तुल्याउनका लागि सूचनाको सूचनाको संकलन, प्रशोधन, भण्डारण तथा वितरणलागि सूचनाको समूचित तथा व्यवस्थित प्रयोग गर्ने प्रणाली नै सूचना व्यवस्थापन प्रणाली हो ।

यसलाई विभिन्न विद्वानहरुको परिभाषाबाट पनि प्रष्ट पार्न सकिन्छ :

Stoner, ” यो एउटा यस्तो औपचारिक विधि हो जसले व्यवस्थापनलाई उपयुक्त समयमा सहि किसिमले सूचना दिई निर्णय लिनमा सहयोग गरी संगठनको कार्यमा सजिलो गराउँदछ ।

“Griffin,” व्यवस्थापन सूचना प्रणाली एउटा प्रणाली हो जसबाट वृहत तथ्यांक संकलन गर्ने र व्यवस्थापनलाई उपयोगी हुने गरी यसलाई संगठित र संक्षेपिकरण गरी ती व्यवस्थापकहरुलाई आफ्ना कामका लागि आवश्यक पर्ने सूचना प्रदान गर्दछ । ” अतः सूचना व्यवस्थापन एक पद्धति हो जसले संगठानिक कृयाकलापको सहजिकरण गर्ने, सूचना तथा तथ्याङ्कको संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोग गर्न सहयोग पुयाउँदछ । सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन सकेमा यसले व्यवस्थापकिय कार्यसम्पादनमा सकरात्मक प्रभाव पार्दछ । अहिले सूचना व्यवस्थापनको कुरा गर्दा प्रविधिमा आधारित सूचनालाइ बुझिने गरिन्छ ।

सूचना व्यवस्थापन प्रणालीको आवश्यकता / महत्व:

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली सूचना तथा तथ्याङ्कहरुको संकलन , प्रशोधन एवं वर्गिकरण अवस्थामा भण्डारण गरिराख्ने एक सूचना संजाल हो जसबाट व्यवस्थापकिय कार्यका लागि आवश्यक सूचना सहज र शिघ्ररुपमा प्राप्त गर्न सकिने हुन्छ भने प्राप्त गरेका सूचना तथा तथ्याङ्कमा एकरुपता र . विश्वसनीयता समेत कायम हुन्छ । सहि र वास्तविक सूचनाको आधार संगठनले आफ्नो व्यवस्थापकिय कार्यहरु प्रभावकारीरुपमा गरी संगठनको वैधता , विश्सनीयता , प्रभावकारीता वृद्धि गर्न सकिन्छ । व्यवस्थापनको लागि सूचना रगत भए जस्तै सूचना व्यवस्थापन भनेको मुटु हो । यसको महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ:

  •  व्यवस्थापनलाई आवश्यक पर्ने सूचनाहरु एकिकृत र परिष्कृत रुपमा एकैथलोबाट प्राप्त गर्न सकिन्छ ।
  •  नीति योजना बनाउन र निर्णय गर्न सहयोग पुग्दछ, कार्यान्वयन स्तरलाई आवश्यक पर्ने सूचना छिटो र पर्याप्त रुपमा प्राप्त गर्न सकिन्छ, व्यवस्थापकिय नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्दछ ।
  • भरपर्दो र विश्वसनीय सूचनाहरु प्राप्त गर्न सकिन्छ । अद्यावधिक सूचना उलब्ध गराउन सहायता गर्दछ ।
  • निर्णय प्रकृयामा सरल र छिटो बनाई प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्न मद्धत गर्दछ ।
  • भावि योजना बनाउन मद्धत गर्दछ ।
  • व्यवस्थापनको विभिन्न तहको लागि आवश्यक विभिन्न प्रकृतिको सूचना छुट्टा छुट्टै किसिमले दिन सहयोग पुऱ्याउँदछ ।
  •  अनावश्यक सूचनाको भार कम गर्न सहयोग पुग्छ । यसले आवश्यक सूचनाहरुलाई अद्यावधिक गर्ने र अनावश्यक सूचनाहरुलाई क्रमश विस्थापित गर्दै जाने गर्दछ ।
  • संस्थाको काम कारवाहिमा समन्वय गर्नमा सहयोग गर्दछ ।
  • पारदर्शिता कायम राख्न र अनुगमन र मूल्यांकन गर्न सहयोग गर्दछ ।
  • एउटै भण्डारबाट सूचना प्राप्त गर्न सकिन्छ, लागत कम हुन्छ ।
  •  जनसहभागितामा वृद्धि हुन्छ ।
  •  सूचना लुकाउने वा अरुको भर पर्नु पर्ने हुँदैन ।
  • योजनाको कार्यान्वयन र पृष्ठपोषण प्राप्त गर्न सकिन्छ ।
  • नियमित कार्यसञ्चालन गर्न सहयोग गर्दछ ।
  • जोखिम रोक्न र कार्यकुशलता बढाउन मद्धत गर्दछ । कर्मचारी तथा संगठनको प्रभावकारीताको मूल्याङ्कन गर्न सहयोग गर्दछ ।
  •  उत्प्रेरणा, समन्वय, सहकार्य र सम्बन्ध विकास गर्न सहयोग गर्दछ ।

अतः सूचना निर्णयको आधार हो । यसका साथै सूचना शक्ति पनि हो । प्रशासनका हरेक क्षेत्रमा गरिने व्यवस्थापकिय गतिविधिहरुले प्रभावकारी , सहि र पर्याप्त सूचनाको उपलब्धताको स्थितिमा मात्र जीवन्तता प्राप्त गर्दछन् । सार्वजानिक प्रशासनमा योजना बनाउने , संगठित गर्ने , कर्मचारी व्यवस्थापन गर्ने , निर्देशन दिने , समन्वय तथा बजेट सम्बन्धीविभिन्न कार्यहरु सूचनाको माध्यमबाट मात्र सम्भव रहेको छ । यस्तो महत्वपूर्ण साधन ( सूचना ) माथि सहज पहुँच कायम गरी सूचना संकलन , प्रशोधन , भण्डारण , विश्लेषण र उपयोगको माध्यमबाट निर्णय प्रकृयालाई व्यवस्थित , गुणात्मक , मान्य र कार्यान्वयनयोग्य बनाउन सूचना व्यवस्थापनको महत्वरहेको छ ।

नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीको विद्यमान अवस्थाको बारेमा लेख्नुहोस् ।

  • प्रत्येक संगठनले सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाहमा जोड दिनथालेको छ ।
  •  सूचना र सञ्चारको हकलाई मौलिक हकको रुपमा व्यवस्था गरेको छ ।
  • प्रत्येक कार्यालय सूचनाप्रविधिमैत्री बन्दै गएको छ ।
  • राष्ट्रिय सूचनाहरुको व्यवस्थापनको लागि केन्द्रिय तथ्याङ्ग विभागको स्थापना भएको छ ।
  • सार्वजानिक कर्मचारीहरुको विवरण दुरुस्त राख्न प्रत्येक संगठनको अभिलेख शाखा रहेको छ ।
  • वित्तिय व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको व्यवस्था गर्न महालेखानियन्त्रकको कार्यालय तथा कोष तथा लेखा नियन्त्रकको कार्यालयको स्थापना गरिएको छ ।
  • अफिस अटोमेसनको अभ्यास गर्न थालिएको छ ।
  • नेपालमा पनि भौगोलिक सूचना प्रणाली (GIS), वित्तिय व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (FMIS), मानव स्रोत व्यवथापन सूचना प्रणाली (HRIS), आयोजना व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (PIS) जस्ता व्यवस्थाहरुको अवलम्वन गरिएको छ ।
  • दक्ष जनशक्ति विकासमा जोड दिएको छ ।
  • राष्ट्रियस्तरका महत्वपूर्ण सूचनाहरुको सुरक्षित व्यवस्थापनको लागि सरकारी एकीकृत तथ्याङ्क केन्द्र Government Integrated Center) स्थापना पनि गरिएको छ ।
  • प्रत्येक संगठनले सूचना व्यवस्थापन सम्बन्धीविभिन्न सफ्टवेयरहरुको प्रयाग गरेको पाईन्छ । जस्तै नेपाल विद्युत प्राधिकरणमा CAIS, Empower जस्ता सफ्टवेयरको प्रयोग भएको छ ।

नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीमा देखिएका समस्या तथा यसलाई प्रभावकारी बनाउने उपायहरुको बारेमा लेख्नुहोस् ।

उत्तरः नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीमा देखिएका समस्या:

  •  सूचना व्यवस्थापनमा व्यवस्थापनको चासो नै कम रहेको देखिन्छ ।
  • अझ पनि सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाह पूर्णरुपले कायम गर्न सकिएको छैन । सूचना प्रवाह प्रणालीको सु – सञ्चालन हुन सकेको छैन ।
  • अफिस अटोमेसनको अभ्यास सबैमा लागू भएको छैन ।
  • PIS, GIS र FMIS लगायतका व्यवस्थाहरुलाई थप सबलीकृत गर्न सकिएको छैन । प्राप्त सूचनाको प्राथमिकिकरण, सुरक्षण र विश्लेषण पक्ष कमजोर रहेको छ ।
  • प्रविधिगत पछौटेपन कायम मै रहेको छ ।
  • स्रोत साधनको सीमितता रहेको छ ।
  • दक्ष जनशक्तिको अपर्याप्तता रहेको छ ।
  • ·सूचना व्यवस्थापन सम्बन्धीतालिमको अभाव रहेको छ ।
  • सूचना व्यवस्थापनमा वैज्ञानिक उपकरणको प्रयोग न्युन रहेको छ ।
  • भाषागत समस्या रहेको छ ।
  • सूचनाको सतहि संकलन गर्ने परिपाटि रहेको छ ।
  • जिम्मेवारी र उत्तरदायित्वको कमि रहेको छ ।
  •  अव्यवस्थित अभिलेख प्रणाली रहेको छ ।
  • सूचना विश्लेषण र कार्यान्वयन भन्दा प्रतिवेदनमा जोड दिने परिपाटि रहेको छ ।
  • जनचेतना र जनसम्पर्कको कमि रहेको छ ।
  • सूचना व्यवस्थापनमा संलग्न कर्मचारीहरुबिच समन्वयको अभाव रहेको छ ।
  • भौगोलिक विकटतारहेको छ ।
  • सूचना प्रविधिमैत्री संरचना र पूर्वाधार निर्माणमा सरकारको लगानी र बजेट अपर्याप्त हुने गरेको पाईन्छ, आदि ।

सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउने उपायहरु : हरेक संस्थाले प्रयोग गर्ने सूचनाहरु उचित किसिमले व्यवथापन गरिएको अवस्थामा मात्र सो संस्थाले आफ्ना निर्णय र त्यसको कार्यान्वय सहजताका साथ गर्न सक्छ । सूचना व्यवस्थापनको क्षेत्रमा विश्वमा धेरै प्रगति भइसकेको अवस्थामा नेपालले पनि यस सम्बन्धमा गम्भिर हुनु आवश्यक छ । सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन चाल्नुपर्ने कदमहरु देहाय बमोजिम रहेका छन् :

  • सूचना व्यवस्थापन गर्ने सम्बन्धमा प्रत्येक संगठनले स्पष्ट नीति बनाउने ,
  • सम्वन्धित संस्थाले व्यवस्थित गरेको सूचनाको आधारमा निर्णय गर्ने परिपाटीको विकास गर्ने ,
  • Information & Documentation center स्थापना गर्ने ,
  • प्रत्येक कार्यालयलाई सूचना प्रविधिमैत्री बनाउँदै लैजाने ,
  • अफिस अटोमेसनको अभ्यसालाई सबै कार्यालयलाई प्रयोग गर्न प्रोत्साहित गर्ने ,
  • नेपाल सरकारले सूचना प्रविधिमैत्री संरचना र पूर्वाधार निर्माणमा पर्याप्त लगानी र बजेटको प्रबन्ध गर्ने ,
  • सूचना व्यवस्थापनमा व्यवसायिकरुपले सक्षम कर्मचारी र विशेषज्ञहरुबाट गर्ने ,
  • सूचनाको श्रोतमा सेवाग्राहि र सम्बद्धपक्षहरुको सहज पहुँच कायम गर्ने ,
  •  निरन्तर सुधारको लागि Quality Circle को अवधारणा लागु गर्ने ,
  • Quality Assurance Mechanism को प्रयोग गर्ने ,
  •  सूचना व्यवस्थापनका लागि आवश्यक कार्यविधि र निर्देशिका बनाउने ,
  • सम्बद्ध पक्ष , विशेषज्ञ तथा अनुसन्धान संस्थाको सञ्जाल प्रयोग गर्ने , मानव संसाधनको विकास गर्ने ,
  • जोखिमपूर्ण सूचना संकलनमा पर्याप्त लगानी गर्ने ,
  • अध्ययन अनुसन्धान पद्धतिको अवलम्बन गर्ने ,
  • जिम्मेवारी र उत्तरदायित्वको किटान गर्ने , • समन्वय संयन्त्रको प्रभावकारी अवलम्बन गर्ने ,
  • अभिलेख प्रणालीमा सुधार गर्ने ,
  • सूचना विश्लेषण र कार्यान्वयन पक्षमा जोड दिनुपर्दछ ,
  •  सूचना संकलन , भण्डारण , विश्लेषण , सुरक्षा र प्रवाह सम्मका सम्पूर्ण चरणहरुहरुलाई व्यवस्थित गर्ने ,
  • आरोप प्रत्यारोप भन्दा पनि असल कार्यलाई मान्यता दिने ,
  • सूचना व्यवस्थापमा वैज्ञानिक उपकरणहरुको प्रयोग गर्ने ,
  • प्रभावकारी अनुगमन र मूल्यांकनलाई जोड दिने , आदि ।

अतः सूचना व्यवस्थापन प्रणाली एक पद्धति हो जसले संगठानिक कृयाकलापको सहजिकरण गर्ने , सूचना तथा तथ्याङ्कको संकलन , प्रशोधन , अभिलेख , भण्डारण र उपयोग गर्न सहयोग पुऱ्याउँदछ । सूचना व्यवस्थापन प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन सकेमा यसले व्यवस्थापकिय कार्यसम्पादनमा सकरात्मक प्रभाव पार्दछ । व्यवस्थापको हरेक क्रियाकलाप निर्णयमा आधारित हुने र निर्णयका हरेक प्रक्रिया सूचनामा आधारित हुने हुँदा सूचना व्यवस्थापन प्रणाली व्यवस्थापनको लागि अतिनै महत्वपूर्ण रहेको छ । यसले संगठनका निर्णय प्रक्रियालाई वस्तुनिष्ठ र विश्वसनीय बनाउन सहयोग गर्दछ । प्रत्येक संगठनहरुले प्रविधिमा आधारित सूचनाको समुचित व्यवस्थापन गरी संगठनको कार्यक्षमता र प्रतिष्ठा बढाउन अग्रसर हुनैपर्दछ ।

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.